Regulamin

REGULAMIN

Regulamin EXPO dla wystawców
podczas trwania zawodów triathlonowych
cyklu TRI TOUR 2018

  • 1 Postanowienia ogólne

1.Przepisy regulaminu dotyczą wszystkich najemców powierzchni Expo (dalej jako „wystawcy”) podczas trwania zawodów cyklu TRI TOUR 2018r.

  1. Wynajmującym tereny EXPO jest organizator/współorganizator/parter zawodów cyklu  Tri Tour 2018 firma:

ENDU EVENTS SP. Z O.O.   (62 – 064), przy ul. Grunwaldzkiej 466, , NIP 5213658499, REGON: 146941181 – reprezentowaną przez:

Wojciecha Kruczyńskiego

  1. Postanowienia niniejszego Regulaminu są integralną częścią Umowy Najmu Powierzchni EXPO podczas zawodów cyklu  TRI TOUR 2018.
  • 2 Zgłoszenia
  1. Zgłoszenie dotyczące chęci wynajęcia powierzchni Expo podczas trwania zawodów cyklu Tri Tour 2018 odbywają się poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronie www.endusport.pl oraz stronach internetowych poszczególnych zawodów pod adres mail events@endusport.pl

2.Wystawca, który zgłosi swój udział w Expo do dnia 30.04.2018r. zostanie objęty ofertą promocyjną, Organizator zastrzega wcześniejsze zakończenie przyjmowania zgłoszeń w przypadku wyczerpania powierzchni wystawienniczej.

  1. Organizator będzie wysyłał potwierdzenie przyjęcia zamówienia bądź odmowę możliwości wynajęcia powierzchni Expo drogą elektroniczną na podany adres e-mail zamawiającego w ciągu 14 dni od daty zgłoszenia. W przypadku przyjęcia zamówienia Organizator przesyła Wystawcy do podpisania Umowę najmu powierzchni EXPO, stanowiącą załącznik do niniejszego Regulaminu.
  2. Przesłanie formularza zgłoszeniowego i podpisanie Umowy najmu powierzchni EXPO, który stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu jest równoznaczny z zapoznaniem się i akceptacją niniejszego Regulaminu.
  3. Rezerwacja miejsca następuje po podpisaniu i odesłaniu Organizatorowi Umowy najmu powierzchni EXPO oraz po dokonaniu opłaty za wybraną powierzchnię na podstawie wystawionej faktury proforma. Nieopłacenie faktury w wyznaczonym terminie skutkuje unieważnieniem zawartej umowy, a miejsce zostaje ponownie wystawione do sprzedaży.
  4. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, wystawca jest zobowiązany do przesłania pisemnej rezygnacji organizatorom na adres events@endusport.pl W zależności od momentu zgłoszenia rezygnacji Organizatorowi przysługuje kara umowna w następującej wysokości:
  • na 60 dni przed rozpoczęciem imprezy 30% wartości podpisanej umowy;
  • na mniej niż 21 dni przed rozpoczęciem imprezy 100% wartości podpisanej umowy.
  1. Organizator może odmówić uczestnictwa zgłaszającemu, nie podając przyczyn. Odmowa zostanie przesłana w ciągu 14 dni, na adres e-mail Wystawcy wskazany w formularzu rejestracyjnym.
  • 3 Miejsce EXPO
  1. EXPO odbywać się podczas zawodów cyklu Tri Tour 2018, w następujących lokalizacjach:
  • Expo zawody Sieraków
  • Expo zawody Charzykowy
  • Expo zawody Poznań

 

do 28.02 do 30.04 CENA STANDARDOWA

Za metr2 od 01.05.2018

SIERAKÓW 90 130 250
do 30.01 do 30.04
CHARZYKOWY 40 75 125
do 30.01 do 30.04
SZCZECIN 50 100 175
do 30.01 do 30.04
POZNAŃ 100 125 275
do 30.01 do 30.04
Pakiet 4 imprezy 280 430
CENA PROMOCYJNA 250 400 825
  1. Cennik wszystkich świadczeń dostępny jest na stronie www.endusport.pl – zakładka EXPO oraz określony w §3 pkt. . W cenie zawarty jest koszt przyłącza elektrycznego 230V (jedno gniazdko na Wystawcę). Do cen określonych w ust. 1 zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  2. Wystawca dokonuje zamówienia poprzez wybór numeru stoiska (plan stoisk EXPO znajduje się na stronie www.endusport.pl oraz na stronach poszczególnych zawodach cyklu:
  • Sieraków http://triathlonsierakow.pl/
  • Charzykowy http://triathloncharzykowy.pl/
  • Poznań http://poznan-triathlon.pl/

 

  1. Stoisko zostaje zarezerwowane po otrzymaniu podpisanej przez Wystawcę umowy najmu powierzchni EXPO wraz z dowodem dokonania przelewu.
  2. Zarezerwowane stoiska będą na bieżąco zaznaczane na planach Expo zawodów, a lista wystawców będzie ogólnie dostępna i umieszczona na stronach internetowych zawodów.
  3. Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje stoiska we wskazany przez Organizatora dzień i godzinie  na każdych zawodach wg zawartej umowy , a także opuścić Expo w dniu i wskazanej godzinie wg zawartej umowy. Godziny rozstawienia będą kategorycznie przestrzegane, a Organizator ma prawo odmówienia możliwości rozstawienia stoiska w przypadku spóźnienia się Wystawcy.
  4. Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania expo, a po jego zakończeniu uprzątnąć stoisko oraz wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora.
  5. Powierzchnia Expo określona jest na planie expo. Wszelkie wartości podane są w metrach. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego miejsca i niewychodzenie poza jego granice. W przypadku niezastosowania się do powyższego Organizator ma prawo usunąć przedmioty znajdujące się poza wyznaczonym terenem stoisk lub żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości 300zł/netto/mkw.

9.Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie Expo lub przed wejściem będą usuwane, a Organizator będzie miał prawo żądać opłaty za wykorzystaną dodatkowo przestrzeń.

10.Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom bez wcześniejszej pisemnej  zgody Organizatora.

11.Wystawca nie ma prawa do czynności pozostawiających trwałe zmiany w wynajętej powierzchni (wiercenia, klejenia, przytwierdzania w sposób, który pozostawi ślady). Wystawcy zostaną obciążeni kosztami napraw, które poniesie Organizator.

  1. W przypadku gdy wystawca nie odeśle podpisanej umowy najmu powierzchni EXPO i nie uiści opłaty za stoisko Expo w terminie 7 dni od otrzymania przesłanej na adres email Wystawcy umowy najmu powierzchni EXPO wraz z fakturą zostanie skreślony z listy uczestników Expo, a zarezerwowane miejsce zostanie ponownie wystawione do sprzedaży.
  2. Opłaty za najem powierzchni EXPO dokonywane są jedynie przelewem na rachunek bankowy Organizatora wskazany na fakturze.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska /powierzchni zamówionej przez Wystawcę jedynie w nagłych wypadkach.
  4. Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o dokonanych zmianach.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji i infrastruktury.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania ekspozycji towarów i usług eksponowanych się na terenie EXPO oraz wykorzystywania tych materiałów do celów reklamowych i marketingowych Organizatora.
  • 6 OCHRONA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
  1. Wystawca ponosi wszelkie koszty ewentualnych szkód wyrządzonych przez niego samego oraz osoby w jakikolwiek sposób z nim związane.
  2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu.
  3. Organizator może nakazać Wystawcy usunięcie ze stoiska lub jego otoczenia niebezpiecznych przedmiotów.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty pozostawione na stoisku oraz szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie.
  5. Organizator zapewnia zewnętrzną ochronę terenów EXPO w godzinach zamknięcia EXPO.
  6. Organizator nie zapewnia indywidualnej ochrony stoisk podczas trwania EXPO oraz w godzinach jego zamknięcia, nie odpowiada więc za pozostawione na stoiskach przedmioty.
  7. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.
  8. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego skrócenia terminu odbywania się EXPO, wynikających z przyczyn niezależnych od Organizatora. W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie wniesionej uprzednio opłaty.

 

  • 7  Wyłączenia obowiązujące podczas EXPO TRI TOUR 2018 r.   
  1. Na EXPO obowiązuje kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji produktów i usług, których użytkowanie jest prawnie zakazane. W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztów.
  2. Na EXPO obowiązuje zakaz promocji imprez i sprzedaży pakietów imprez konkurencyjnych w stosunku do imprez z cyklu TRI TOUR.
  3. Organizator zastrzega możliwość niewyrażenia zgody na promocję lub sprzedaż produktów Wystawcy, które okażą się produktami konkurencyjnymi w stosunku do produktów bądź usług reklamowanych lub sprzedawanych przez sponsorów lub partnerów poszczególnych imprez wchodzących w skład cyklu Tri Tour 2018 r.
  4. Niezastosowanie się do zapisów z punktów pkt. 1-4 będzie skutkowało karą usunięcia swojego stoiska z EXPO bez zwrotu poniesionych kosztów.

 

  • 8 Postanowienia dodatkowe
  1. Wystawcy nie mają prawa do używania logotypów cyklu TRI TOUR  świadczenie to zarezerwowane jest jedynie dla partnerów i sponsorów imprezy.
  2. Formularz rejestracyjny oraz Umowa najmu powierzchni EXPO stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
  3.  Ostateczna interpretacja regulaminu Expo w cyklu TRI TOUR należy do Organizatora.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których będzie informował Wystawców drogą mailową.

 

Załącznik do Regulaminu EXPO Tri Tour 2018 r.

 

UMOWA NAJMU POWIERZCHNI EXPO 2018

Zawarta w dniu ………………… w …………………….

  • 1

 

  • Wynajmujący/Organizator

 

Endu Events (62– 064), przy ul. Woźna 9c/2, 01-777 Poznań, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000482151, NIP 5213658499, REGON: 146941181 – reprezentowaną przez Wojciecha Kruczyńskiego – Członka Zarządu

 

  • Zamawiający/Wystawca:

 

Pełna nazwa firmy
Reprezentowana przez:

(imię/nazwisko)

Dane firmy: NIP/REGON/KRS
Adres siedziby
Adres do doręczeń
email
Tel. kontaktowy
Imię i nazwisko osoby do kontaktu

 

  • 2 Miejsce na wynajęcie powierzchni EXPO
Nazwa Zawodów
Termin rezerwacji stoiska EXPO
Godziny otwarcia stoiska EXPO
Ilość metrów kwadratowych stoiska
Numer stoiska (zgodnie z mapką zawodów EXPO zawartych na stronach www zawodów)
Przyłącze elektryczne
Inne uwagi:
Dodatkowe zapotrzebowanie:

 

  • 3 Spis produktów wystawianych przez Wystawcę do promocji i sprzedaży podczas EXPO.
PRODUKT wystawiany na EXPO/ USŁUGA PRODUCENT INNE UWAGI

 

  • 4 OPŁATA ZA NAJEM POWIERZCHNI EXPO
  1. Na podstawie ustaleń zawartych w §2 ustaleń Wystawca zobowiązany jest do opłacenia stoiska na podstawie wystawionej faktury VAT i na podstawie umowy współpracy na rok 2018 podczas zawodów …………………….
  • 5 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
  1. Integralną część niniejszego formularza stanowią wszelkie postanowienia zawarte w Regulaminie EXPO.
  2. Podpisanie niniejszej umowy przez Wystawcę jest jednoznaczne z akceptacją wszelkich postanowień Regulaminu.
  3. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie postanowienia Kodeksu cywilnego.
  4. Wszelkie zmiany ustaleń zawartych pomiędzy Wystawcą a Organizatorem odbiegające od ustaleń zawartych w Regulaminie lub formularzu wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

 

………………………………………………                        ……………………………………………..

(data i podpis Organizatora)                           (data i podpis Wystawcy)